5 วิธีจัดเก็บเอกสารที่สำคัญ

สำหรับวิธีในการจัดเก็บเอกสารที่สำคัญนั้นมีเยอะมาก ๆ อยู่ที่แต่ละองค์กรจะเลือกว่าจะเก็บแบบไหนดี แต่ว่าไม่ควรจะเก็บรวมกันทุกอย่างมันมั่วไปหมดและถ้าเป็นแบบนั้นทำให้เสียภาพลักษณ์องค์กรได้เลย เพราะว่าทำให้ดูไม่เป็นมืออาชีพเอาเสียเวลา เรามีมาแนะนำ 5 วิธีมีอะไรบ้างดังนี้

1. จัดเก็บแยกเป็นหมวดหมู่ของเอกสาร เป็นอย่างแรกที่ควรทำเลยแยกออกมาเป็นหมวดหมู่ใหญ่ ๆ ก่อนก็ได้ เพราะอย่างน้อยเวลาจะหาก็ต้องรู้ว่าอยู่ในหมวดหมู่ไหน อาจจะดูจากหัวข้อของเอกสาร หรือแยกตามการใช้งานก็ได้ สะดวกแบบไหนก็ให้จำแนกออกมาได้เลย เป็นอีกหนึ่งวิธีจัดเก็บเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ หลายบริษัทก็จัดเก็บเอกสารสำคัญแบบนี้ เวลาจะใช้แค่รู้ว่าเอกสารที่ต้องการนั้นอยู่ในหมวดอะไรเท่านั้นเอง แค่นี้ก็หาเจอได้ง่าย ๆ แล้ว
2. จัดเก็บเอกสารโดยการเรียงสำดับจากความเก่าใหม่ เป็นอีกวิธีที่น่าสนใจเลย โดยการแยกเก็บจากลำดับเก่าใหม่นี้ก็จะใช้วิธีแยกเป็นปี เดือน วัน แบบนี้เลย ยิ่งละเอียดขึ้นไปอีก เวลาจะหาก็จะง่ายขึ้น ก็คล้ายกับการจำแนกแบบหมวดหมู่ในข้อแรกแต่ละค่อนข้างละเอียดมากกว่าเดิม เชื่อว่าหลายองค์กรก็ใช้วิธีนี้กัน การเก็บเป็นปี ๆ แล้วค่อยย่อยอีกทีว่าในปีนั้น ๆ จะมีเอกสารอะไรบ้าง เอาตริง ๆ มันก็สามารถทำย่อยลงไปได้เรื่อย ๆ เลย แต่ถ้าหากเป็นแบบแฟ้มเอกสารอาจจะซับซ้อนหน่อย แต่ถ้าเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์อยากจะย่อยรายละเอียดเอกสารแต่ละประเภทแค่ไหนก็ทำได้สบาย ๆ เลย
3. เก็บเอกสารไปตามปีและประเภท ระบุเลยว่าปีนี้เก็บตรงนี้ ปีนั้นเก็บตรงนั้น และย่อยลงไปในแต่ละปีก็จะมีการแยกประเภทลงไปอีก เป็นการจัดเก็บเอกสารที่ละเอียดเหมือนกัน แต่ว่าให้พิจารณาไปในแต่ละอย่างเลย ถ้าเอกสารไหนใช้บ่อย หาบ่อยก็เอาไว้เป็นประเภทหาง่าย ๆ เอกสารไหนที่สำคัญน้อยหน่อยไม่ค่อยได้ใช้ หรือแค่เพียงเก็บไว้เผื่อได้ใช้เป็นหลักฐานในบางครั้งก็เก็บลืมเป็นแต่ละปีเลยก็ได้เช่นกัน อยู่ที่ความสะดวกของแต่ละบริษัทเลย
4. จัดเก็บเอกสารโดยเอาเทคโนโลยี OCR เข้ามาช่วย แบบนี้จะเป็นการเก็บแบบไฟล์ดิจิตัล คือจะมีเอกสารที่เป็นฉบับจริงด้วยและมีแบบดิจิตัลด้วย OCR จะเป็นการสะแกนเอกสารออกมาให้เป็นไฟล์อิเล็กทรอนิกส์ ปัจจุบันนิยมใช้กันหลายหน่วยงานหลายบริษัทเลย สะดวกเวลาค้นหาและการส่งต่อ เวลาจะหาเพียงแค่ค้นตามชื่อเอกสารลงไปก็จะเจอเลยไม่ต้องเสียเวลาในการค้นแบบการเก็บปกติและยังมีความปลอดภัยอีกด้วย สามารถสำรองไฟล์เก็บไว้ได้หลากหลายที่อีกด้วย
5. นำเอาระบบ Knowledge Management มาใช้ในการจัดเก็บเอกสารและค้นหา องค์กรไหนที่ใช้ระบบนี้จะสะดวกสุด ๆ เลย ทั้งการเก็บ การค้นหาไม่ต้องเวลาเลย เป็นหนึ่งในวิธีการเก็บเอกสารแบบดิจิตตัลที่มีประสิทธิภาพสูง ระบบทำงานรวดเร็ว ปลอดภัย ใช้งานง่าย ทุกวันนี้แทบจะทุกที่ก็หันมาใช้วิธีจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กันหมดแล้ว แต่ไม่ได้บอกว่าการเก็บเป็นแผ่นกระดาษมันผิด เพียงแต่ความสะดวกสบายในการทำและการใช้มันต่างกัน แบบเดิม ๆ บางทีกว่าจะหากินเวลาไม่น้อยเลย

ทั้งหมดที่กล่าวมาเป็นเพียงส่วนหนึ่งของวิธีจัดเก็บเอกสารสำคัญในองค์กรเท่านั้นเอง แต่จริง ๆ ยังมีอีกเยอะเลย แต่เราจะเน้นไปที่ตัวน่าสนใจและสิ่งที่จะแนะนำให้หลายบริษัทเลือกทำคือการเก็บแบบอิเล็กทรอนิกส์เพราะว่าทั้งง่าย ทั้งสะดวกเวลาจะใช้งานด้วย ไม่ต้องกลัวฉีกขาดเสียหาย แถมยังสำรองไฟล์ได้อีกไม่อั้นแบบไม่ต้องกลัวเปลืองหมึกอีกด้วย