เมื่อพูดถึง “ใบเสนอราคา” สำหรับบริษัทจดทะเบียนนิติบุคคลหรือทำงานในหน่วยงานราชการที่ต้องใช้เอกสารใบเสนอราคามักจะไม่รู้ถึงความสำคัญว่าเพราะเหตุผลใด ทำไมทั้งหน่วยงานราชการและเอกชนให้ความสำคัญกับเอกสารดังกล่าว เพื่อสร้างความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับเอกสารดังกล่าวนี้ มาทำความรู้จักกับใบเสนอราคากันว่าคืออะไร มีความสำคัญต่อทั้งหน่วยงานราชการและเอกชนอย่างไร เอกสารดังกล่าวมีรายละเอียดใดบ้าง คุณสามารถออกแบบได้เองหรือไม่ รวมถึงมีความสำคัญอย่างไรต่อผู้ประกอบการยุคใหม่ เพื่อนำไปปรับใช้ในการทำธุรกิจรวมถึงเพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับเอกสารดังกล่างต้องอ่าน
ใบเสนอราคาคืออะไร
ใบเสนอราคา คืออะไร? ใบเสนอราคาคือเอกสารที่จะแสดงแก่ลูกค้าให้ทราบถึงราคา จำนวนของสินค้าหรือบริการต่างๆนอกจากมีราคาระบุแล้วในใบเสนอราคาจะมีข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าครบถ้วนเพื่อให้ลูกค้าได้ทราบรายละเอียดสำคัญ เช่น จำนวนสินค้า ยอดรวม เลขที่เอกสาร ราคาต่อหน่วย ซึ่งการออกเอกสารสำคัญดังกล่าวนี้จะทำก่อนหรือหลังเจรจาต่อรองเรื่องราคาเรียบร้อยขึ้นอยู่กับลักษณะการทำงานของแต่ละหน่วยแต่ละธุรกิจ เช่น ใบเสนอราคาของหน่วยงานเอกชนหรือธุรกิจบางแห่งจะมีการส่งใบเสนอราคาให้กับลูกค้าก่อนการเจรจาเพื่อให้ลูกค้าพิจารณาราคาว่าเป็นไปตามที่ต้องการหรือไม่ มักจะเกิดขึ้นในกรณีที่ทางลูกค้าแจ้งมาก่อนว่าต้องการขอใบเสนอราคา บางธุรกิจส่งใบเสนอราคาหลังจากเจรจา ซึ่งไม่ว่าจะเป็นไปตามลักษณะใดสิ่งสำคัญคือเอกสารดังกล่าวจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารก่อนทุกครั้ง
ทำไมหน่วยงานราชการและเอกชนจึงให้ความสำคัญกับใบเสนอราคา
เพราะในใบเสนอราคาประกอบไปด้วยข้อมูลสำคัญที่สามารถเชื่อถือได้ว่าการซื้อขายนั้นมีความ ชัดเจน มีการคิดราคาถูกต้องโดยมีลายลักษณ์อักษรหรือเอกสารเป็นหลักฐาน สามารถสอบถามรายละเอียดสำคัญต่าง ๆ ได้ เช่น ชื่อบริษัท โลโก้ ราคาสินค้าหรือบริการ รายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการ หน่วยงานราชการและเอกชนจึงให้ความสำคัญ นอกจากนี้ยังเป็นการแสดงถึงความโปร่งใสในการให้บริการสินค้า บริการนั้น ๆ ด้วย กล่าวโดยง่ายคือเป็นเอกสารลายลักษณ์อักษรที่ตรวจสอบได้และเก็บเป็นหลักฐานได้ ทั้งยังเป็นหลักประกันด้วยว่าจะมีการซื้อขายในราคาที่กำหนดตามใบเสนอราคาอย่างแน่นอนเพราะในใบเสนอราคาจะต้องเสนอเพียงราคาเดียวเท่านั้น ไม่มีการเสนอราคาเผื่อเลือกหรือเสนอ 2 ราคา ในส่วนของการลดราคาจะตัวเลขและเปอร์เซ็นระบุชัดเจนอย่างไรก็ตามเพื่อความเข้าใจง่ายยิ่งขึ้นขอสรุปเหตุผลว่าทำไมหน่วยงานราชการและเอกชนจึงให้ความสำคัญกับใบเสนอราคา
1.สามารถตรวจสอบราคาได้ สามารถใช้อ้างอิงในการซื้อขายครั้งต่อไป ช่วยให้ผู้ซื้อเกิดความสะดวกสบายและเปรียบเทียบราคาว่าคุ้มค่าหรือไม่กับราคาสินค้าที่จะต้องชำระในครั้งล่าสุด
2.มีความมั่นใจและไว้วางใจในการซื้อขายเนื่องจากใบเสนอราคา มีรายละเอียดของผู้ค้าชัดเจน เช่น ชื่อบริษัท ที่อยู่ เบอร์ติดต่อและอื่น ๆ สามารถติดต่อกลับเพื่อสอบถามข้อสงสัยเพิ่มเติมได้
3.สามารถต่อรองราคาได้ในกรณีที่ได้รับใบเสนอราคาก่อนการเจรจาซื้อขาย ทั้งนี้หากเสนอราคาหลักการเจรจาและต้องการเปลี่ยนจำนวนเงินหรือจำนวนสินค้า ผู้ขายหรือบริษัทใด ๆ จะต้องยื่นใบเสนอราคา ใหม่
4.ใช้เป็นหลักฐานยืนยันว่ามีค่าใช้จ่ายตามที่ใบเสนอราคากำหนด ไม่มีการบวกราคาเพิ่ม
5.เก็บเป็นข้อมูลในการใช้บริการซื้อสินค้าหรือบริการบริษัทนั้น ๆ ในครั้งต่อไป ซึ่งมีทั้งรูปแบบของกระดาษและอีเมล์ เป็นข้อดีที่ทำให้ทั้งสองฝ่ายยังมีฐานข้อมูลใบเสนอราคา
เหตุผลที่คนทำธุรกิจต้องให้ความสำคัญกับใบเสนอราคา
ปัจจุบันนี้ปฏิเสธไม่ได้ว่ามีผู้คนหันมาลงทุนและประกอบธุรกิจส่วนตัวเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือให้กับบริษัท สิ่งสำคัญจึงต้องมีการทำใบเสนอราคาขึ้นเพื่อส่งให้ลูกค้าพิจารณา ด้วยเหตุผลหลายประการไม่ว่าจะเป็นเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือให้บริษัทเพื่อที่จะให้เจ้าหน้าที่สามารถเก็บเป็นข้อมูลและกลับมาตรวจสอบย้อนหลังได้สินค้าใดตั้งราคาอย่างไร ซึ่งมีผลต่อการนำเสนอสินค้าในครั้งต่อไป นอกจากนั้นในใบเสนอราคา ยังมีชื่อบริษัทของลูกค้าถือว่าเป็นฐานข้อมูลสำคัญที่ทุกธุรกิจไม่ควรมองข้าม เนื่องจากการประกอบธุรกิจให้ประสบความสำเร็จต้องมีการซื้อขายจากกลุ่มลูกค้าเก่าและลูกค้าใหม่ ที่สำคัญใบเสนอราคายังช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือและเพิ่มโอกาสในการปิดการขายด้วยนอกจากข้อดีในการทำใบเสนอราคาข้างต้นนี้อีกข้อดีอีกประการหนึ่งคือช่วยให้ระหว่างผู้ซื้อและผู้ขายสามารถทำการค้าในครั้งต่อไปสะดวกยิ่งขึ้นโดยสามารถดูย้อนหลังได้จากทั้งเอกสารและอีเมล์
สำหรับมือใหม่ที่เพิ่งเริ่มประกอบธุรกิจปัจจุบันมีหลายเว็บไซต์เปิดให้ดาวน์โหลดแบบฟอร์มใบเสนอราคาฟรี สามารถดาวน์โหลดและนำมาใช้งานได้โดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายใด ๆ ทำให้คุณสามารถออกใบเสนอราคาได้อย่างรวดเร็วทันใจผู้ซื้อซึ่งจะช่วยเพิ่มโอกาสในการปิดการขายขั้นต่อไปไม่เฉพาะผู้ที่ทำงานใน หน่วยงานราชการหรือเอกชน ผู้ประกอบการยุคนี้ก็ไม่ควรมองข้ามความสำคัญของใบเสนอราคาเช่นกันเพื่อยกระดับให้บริษัทของตนเองมีความน่าเชื่อถือ
ทั้งนี้หากอยากจะออกแบบใบเสนอราคาเองเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือให้กับบริษัท องค์ประกอบเหล่านี้คือสิ่งที่ต้องมีในใบเสนอราคา
1.ส่วนหัวกระดาษ ประกอบไปด้วยข้อมูลเกี่ยวกับบริษัทหรือหน่วยงานนั้น ๆ เช่น ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี รวมถึงโลโก้บริษัท นอกจากนั้นยังมีเลขที่เอกสาร วันที่ออกเอกสาร วันที่ใช้ได้ถึงและเลขที่อ้างอิง ซึ่งเป็นข้อมูลรายละเอียดที่ต้องมีครบถ้วนเนื่องจากช่วยให้ง่ายต่อการติดต่อสื่อสารและสร้างความน่าเชื่อถือให้แก่บริษัท
2.ส่วนของคำอธิบาย ในส่วนนี้จะมีรายละเอียดของรหัสสินค้าหรือบริการ รายการของสินค้าหรือบริการนั้น ๆ มีรายละเอียดสำคัญได้แก่ จำนวนของสินค้า ราคาต่อหน่วย มูลค่าก่อนภาษี รวมถึงหมายเหตุเกี่ยวกับสินค้าหรือบริการดังกล่าว เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบความถูกต้องของจำนวนสินค้าในกรณีที่มีการซื้อขายกันจำนวนมากและมีสินค้าหลากหลายประเภท ซึ่งเป็นรายละเอียดที่ต้องเช็กให้รอบคอบกันทั้งสองฝ่าย
3.ส่วนท้ายของใบเสนอราคา เป็นส่วนที่ประกอบไปด้วยช่องผู้อนุมัติ ช่องยอมรับใบเสนอราคาที่จะทำให้ผู้ซื้อมั่นใจได้ว่าใบเสนอราคาดังกล่าวผ่านการตรวจสอบจากผู้บริหารซึ่งเป็นผู้ที่มีความน่าเชื่อถือและสุดท้ายเป็นช่องการชำระเงิน
เหล่านี้คือรายละเอียดที่ต้องมีอย่างครบถ้วนในใบเสนอราคาเพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบเกิดความยุติธรรมกับทั้งสองฝ่ายคือฝ่ายผู้ซื้อหรือลูกค้ากับฝ่ายผู้ขาย หากคุณต้องการออกแบบใบเสนอราคาเองจะต้องมีรายละเอียดให้ครบถ้วนทั้งนี้เพื่อผลประโยชน์ของทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย
จำเป็นหรือไม่ที่ต้องมีการทำใบเสนอราคาทุกครั้ง
บทสรุป
จากที่กล่าวมาตามข้างต้น ท่านจะเห็นได้ว่ากิจกรรมการจ่ายภาษีมีรายละเอียดค่อนข้างซับซ้อน ซึ่งหลายๆ ท่านอาจจะละเลยที่จะติดตาม แต่กระนั้นท่านก็จำเป็นต้องมี หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย เพราะเป็นเอกสารสำคัญที่ท่านจำเป็นต้องมีไว้ เพื่อเป็นเครื่องยืนยันการรักษาผลประโยชน์เกี่ยวกับการหักเงินรายได้ของท่านจากหน่วยงานของท่านโดยตรงก็ดี หรือการถูกหักเงินได้จากการติดต่อธุรกิจต่างๆ ที่ท่านมีส่วนเกี่ยวข้องเองก็ดี เพราะ หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย เป็นเอกสารที่ใช้ในการยื่นเพื่อแสดงรายการการเสียภาษีของท่านตามข้อกำหนดของกรมสรรพากรนั่นเอง📌Station Accout – เรารับจดทะเบียนบริษัทดีที่สุด™
เรื่องล่าสุด
