สำหรับองค์กรแล้วเรื่องของ Google workspace ก็ถือว่าจำเป็นพอสมควร หากได้ลองใช้แล้วจะรับรู้ถึงความสะดวกสบายในการทำงานหลาย ๆ เรื่องเลย แต่สำหรับคนที่ไม่ได้ทำงานบริษัทอาจจะไม่คุ้นเคยเท่าไหร่ หรือแม้กระทั่งบางคนก็ยังไม่คุ้นเลยเพราะถือเป็นคำใหม่เหมือนกัน อยากกระซิบดัง ๆ เลยว่า เป็นเครื่องมือใหม่ที่น่าสนใจนับเป็นอัจฉริยะเลยก็ว่าได้ เป็นเหมือนแหล่งให้เข้าไปใช้งานกว้าง ๆ มาดูกันหน่อยว่า Google workspace นั้นคืออะไรกันนะ แล้วใครกันที่เหมาะจะใช้งาน
ทำไมต้อง Google workspace คืออะไรกันนะ
หากเป็นแบบเดิมคงจะคุ้นเคยกับ G Suite แต่ว่าปัจจุบันก็กลายมาเป็น Google workspace แล้วมี Google Cloud ดูแลอยู่ในยุคนี้ก็คงน่าใช้สุด ๆ แล้ว เป็นพื้นที่น่าใช้ ใหญ่พอสมควรเลยมีถึง 5TB เชื่อเถอะได้องค์กรไหนได้ลองใช้แล้วจะต้องทึ่งและชื่นชอบแน่ ๆ แถมยังสามารถตั้งได้ด้วยนะว่าแอดมินนั้นจะเป็นใคร เพื่อควบคุมการใช้งานของบัญชีในองค์กรของตนเอง และใน Google workspace ยังมีเครื่องมือต่าง ๆ มากมายที่ตอบโจทย์การใช้งานของมนุษย์ออฟฟิต ไม่ว่าจะเป็น Meet Docs Sheets Gmail Drive Chat และ Calender เป็นต้น
ความน่าสนใจที่ทำให้หลายบริษัทเลือกใช้ Google workspace เพราะว่าสามารถเข้าใช้งานได้ทุกที่เลย ไม่ต้องเข้าบริษัทก็ยังเปิดงานขึ้นมาทำได้มีโฮสต์อยู่ในคลาวด์ยังไงก็สะดวกสุด ๆ แต่ว่าไม่มีอินเตอร์เน็ตจะใช้งานไม่ได้นะ ข้อจำกัดเดียวที่จะต้องมีให้ได้คืออินเตอร์เน็ตนะ เพราะว่าเป็นการใช้งานแบบออนไลน์ พอใช้งานบนคลาวด์ก็ไม่ต้องโหลดอะไรมาลงในเครื่องให้เปลืองความจำอีกด้วยนะ อยากจะใช้งานเครื่องมือใหม่ใน Google workspace มีครบเลย อยากประชุมก็ได้ เขียนงานก็มี เรื่องเอกสารก็ทำได้ และอื่น ๆ เพียบ อยากให้เข้าไปทดลองใช้กันดูจะยิ่งเข้าใจ และไม่ว่าอุปกรณ์ของคุณจะเป็นระบบอะไรก็ใช้งานได้แบบไม่มีข้อแม้อีกด้วย โดยเฉพาะในไทยเรากฎการเข้าใช้งานยิ่งไม่ยากเลย
ตั้งแต่มี Google workspace ขึ้นมา ก็ทำให้หลายบริษัทสะดวกในการทำงานมากขึ้น หลายที่ปรับรูปแบบการทำงานในองค์กรของตัวเองให้ทำงานได้ทุกที่ ทำงานที่บ้าน ทำงานที่ไหนก็ได้ตามแต่พนักงานสะดวกแต่ขอให้งานเสร็จทันเวลา และถ้าหากมีเรื่องอะไรที่จะต้องพูดคุยประชุมกัน ก็ยังมี Google Meet ให้ใช้ที่มันก็อยู่ใน Google workspace ด้วยเช่นกัน
Google workspace มีความปลอดภัยมากแค่ไหน
จริง ๆ ในโลกออนไลน์มันก็มีคำว่าแฮกอยู่ เพราะว่ามีแฮกเกอร์มากมายที่โจรกรรมข้อมูลของหลายบริษัทไปขายในตลาดมือหรือเพื่อการเรียกร้องเงิน แต่สำหรับ Google มันไม่ง่ายขนาดนั้น ปัจจุบันนี้ยังถือว่า Google ยังเป็นอันดับ 1 ในหลาย ๆ ด้านเหมือนกัน ความปลอดภัยของ Google workspace นั้นจัดอยู่ว่าสูงเช่นกัน เรียกง่าย ๆ คือถ้าจะแฮกมันก็ไม่ง่ายขนาดนั้นนั่นเอง บริษัทระดับโลกขนาดนี้คิดดูจะไม่คำนึงถึงความปลอดภัยของผู้ใช้งานเชียวหรือ มันปลอดภัยมาก ๆ และมีหลายบริษัทใหญ่ ๆ ใช้งานอยู่ด้วย ถ้าอยากทันยุคทันสมัยหน่อยก็อย่าลืมใช้นะ
แต่ถ้าหากมีปัญหาในการใช้งาน Google workspace ขึ้นมาจริง ๆ หรือแม้กระทั่งข้อมูลของทางบริษัทรั่วไหลออกไปจนได้ ไม่ว่าจะกังวลอะไรขนาดไหนเกี่ยวกับความปลอดภัยหรือถ้ามันเกิดขึ้นแล้วทาง Google จะมีฝ่ายที่คอยให้ความช่วยเหลือตลอด 24 ชั่วโมง เป็นฝ่าย IT ของทาง Google workspace โดยตรงเลย เกิดปัญหาขึ้นตอนไหน เวลาใดก็ตามติดต่อขอความช่วยเหลือได้ทุกเมื่อ
ข้อดีของการใช้งาน Google workspace ดีต่อองค์กรอย่างไร
สำหรับความน่าสนใจนั้นเยอะมาก เพราะว่าเป็นการใช้งานแบบออนไลน์ สร้างความสะดวกสบายให้กับผู้ใช้งานโดยเฉพาะในระดับองค์กร ถ้าถามว่าระบบบุคคลสามารถใช้งานได้ไหม มันก็ได้เหมือนกัน แต่ในครั้งนี้เราจะเน้นอยากให้บริษัทสนใจ Google workspace เพราะมันดีจริง ๆ มีแอปพลิเคชั่นให้ใช้งานในนั้นถึง 18 แอปเลย มันไม่น้อยเลยนะ จริง ๆ แทบจะเรียกว่าบริษัทไหนยังไม่ใช้งานก็ออกจะเชยไม่น้อยเหมือนกัน แต่ก็ไม่ใช่เรื่องที่ผิดอะไร แต่ถ้าหากไม่ใช่งานที่จะต้องมีการประชุมออนไลน์ ไม่ได้เน้นเรื่องเอกสารมากมายนัก การไม่ใช้ก็ไม่ได้แปลกนะ สิ่งที่น่าสนใจกว่านั้นคือหลาย ๆ อย่างใช้งานได้ฟรี ๆ เลยด้วย
แอปพลิเคชั่นน่าใช้ใน Google workspace มีอะไรบ้าง
มีหลายแอปน่าใช้งานมาก ๆ เลย มาทำรู้จักกันหน่อยว่าใน Google workspace มีแอปพลิเคชั่นอะไรบ้าง และแต่ละแอปนั้นทำอะไรได้บ้างในหน้าที่หลัก ๆ มาดูแต่ละแอปกันเลย
- แอปสำหรับการพูดคุย ประชุม สื่อสาร เลือกใช้งานตามสะดวกในแต่ละครั้งได้เลย ซึ่งในแอปเหล่านี้ใน Google workspace จะมีอยู่หลัก ๆ 3 แอปด้วยกัน คือ สำหรับใช้ในการประชุม MEET บริษัทหลายที่เน้นการประชุมแบบออนไลน์กันแล้ว สามารถประชุมแบบเห็นหน้าได้อีกด้วย ต่อไปก็สำหรับการแชทคุยสนทนาคือ CHAT และ สุดท้ายคือ Calender สำหรับดูวันเวลาหรือลงตารางเวลางาน เวลานัดได้เลย และยังทำให้แจ้งเตือนล่วงหน้าได้อีกด้วย
- แอปสำหรับงานเอกสาร ก็มีให้เลือกใช้งานถึง 3 แอปเช่นกัน เป็นอีกหนึ่งจุดเด่นของ Google workspace เลย ที่ทำให้หลายคนทำงานเอกสารได้ทุกมุมโลกเลย ซึ่งจะมี Google Doc จะเรียกว่าเหมือน Microsoft Word แบบปกติ แค่มาใช้งานในแบบออนไลน์เท่านั้นเอง อีกตัวคือ Google Sheet จะคล้าย Excel สามารถสร้างสูตร เขียนแผนได้เหมือนกันทุกอย่าง และอีกอันก็เรียกว่า Google Slide เอาไว้สำหรับการนำเสนองานนั่นเอง และทั้งหมดที่กล่าวมานี้ทำแบบออนไลน์ได้ทุกที่ รองรับทุกอุปกรณ์เลย
- แอปสำหรับการบันทึกข้อมูล จริง ๆ ตัวนี้หลายคนก็ใช้กันอยู่ปกติ ใช้ฟรีได้ประมาณ 15 GB ถ้าต้องการบันทึกข้อมูลเยอะกว่านี้ก็เพียงแค่ซื้อพื้นที่เพิ่ม มีทั้งรายเดือน รายปีเลย แอปพลิเคชั่นตัวนี้เรียกว่า Googlw Drive จะเก็บไฟล์ เก็บรูป เก็บเอกสารอะไรก็ได้ ยังแบ่งออกเป็นโฟลเดอร์ได้อีกด้วย การใช้งาน Google workspace มันก็น่าสนใจอย่างนี้ ความพิเศษของไดร์คือไม่ต้องเก็บในอุปกรณ์ให้เปลืองความจำ
- แอปสำหรับการรักษาความปลอดภัย สำหรับหลายหน่วยงาน หลายองค์กรคงต้องคำนึงถึงเรื่องนี้เป็นหลัก ๆ ด้วย เพราะถ้าหากไม่มีความปลอดภัยคงจะไม่น่าใช้งาน ฉะนั้นแล้วใน Google workspace ถึงมีแอปที่จะทำให้แต่ละองค์กรจัดการตั้งแอดมินเข้ามาควบคุมได้เลย เพื่อให้ตรวจสอบ เข้าออกแบบเข้ารหัสที่รู้กันเฉพาะในบริษัทก็ได้
รวม ๆ แล้วแอปพลิเคชั่นที่เปิดให้ใช้งานใน Google workspace นั้นมี 18 แอปด้วยกัน ส่วนจะเลือกใช้ตัวไหนเวลาใดก็ตามต้องการได้เลย ไม่มีการจำกัด ไม่มีหมดอายุ ไม่ต้องคอยอัพเดตบ่อย ๆ เหมือนเวอร์ชั่นที่อยู่ในอุปกรณ์อาจจะต้องมีการซื้อลิขสิทธิ์อย่างถูกต้อง แต่ใน Google workspace ใช้งานได้เลยแบบไม่ต้องกังวลถึงเรื่องของการหมดอายุ การตั้งซื้อลิขสิทธิ์ด้วย
Google workspace ใครใช้งานได้บ้าง
ไม่ได้มีการจำกัดไว้ว่าจะต้องเป็นองค์กรเท่านั้นที่สามารถใช้งาน Google workspace ได้ แต่ในนามบุคคลก็สามารถใช้งานได้เลย บางคนก็เป็นฟรีแลนซ์ บางคนก็ทำงานออนไลน์ ทำงานที่บ้าน ทำอะไรต่าง ๆ ที่จะต้องมีการใช้เอกสาร มีการประชุมงานกับคู่ค้า การใช้งานสิ่งนี้ก็ถือเป็นสิ่งสำคัญไม่เบาเลย อาจจะไม่ต้องใช้งานครบทุกแอปพลิเคชั่น ก็เลือกใช้ได้ตามที่อยากจะใช้เลย ในส่วนขององค์กรนั้นอาจจะต้องใช้แทบทุกตัวที่อยู่ภายใน Google workspace เลยก็ว่าได้ เพราะล้วนจำเป็นทุกแอปเลย ถ้าเลือกใช้พนักงานในองค์กรเองก็จะสะดวกสบายอีกด้วย
บทสรุป
มาสรุปอีกครั้งเพื่อให้เข้าใจง่าย ๆ สั้น ๆ คือ Google workspace เป็นแหล่งรวมฟังชั่นก์การใช้งานของทาง Google ที่ออกแบบมาเพื่อความสะดวกสบายในการทำงานของหลาย ๆ องค์กร เพื่อให้ผู้คนสามารถทำงานได้ทุกแห่งหนที่มีอินเตอร์เน็ตเข้าถึง ครบ จบ ในที่เดียวแบบไม่ต้องเปลืองพื้นที่หรือหาโหลดหลายแอปเลย งานเอกสาร งานประชุม งานคุยสนทนา งานความปลอดภัยของข้อมูล ฯลฯ อยากให้ทดลองได้เข้าไปใช้งาน และหลายอย่างใช้งานฟรีได้เลยไม่ต้องจ่ายอะไรเพิ่ม อย่างงานเอกสาร งานประชุมเองแอปพลิเคชั่นที่อยู่ใน Google workspace ก็ใช้ฟรีทุกอัน มันเป็นสิ่งที่เพิ่มความสะดวกสบายมาก เหมาะกับโลกยุคดิจิตอลแบบทุกวันนี้เลย📌Station Accout – เรารับจดทะเบียนบริษัทดีที่สุด™
เรื่องล่าสุด
