การดำเนินธุรกิจทุกรูปแบบไม่ว่าจะเป็นขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ก็ต้องมีการจัดทำระบบบัญชีที่ดี เพื่อให้การดำเนินกิจการเป็นไปด้วยความราบรื่นมากที่สุด และในแต่ละเดือนแต่ละปีก็ต้องมีการสรุปผลรวมทางบัญชีเพื่อนำมาประเมินสถานการณ์การดำเนินงานภายในกิจการว่ามีผลประกอบการที่ดีขึ้นหรือแย่ลง ซึ่งจะมีขั้นตอนในการสรุปผลทางบัญชีหลายรูปแบบและหลายขั้นตอน อย่างเช่นการต้องทำการสรุปผลปิดบัญชีรอบเก่าแล้วทำ “ยอดยกมา” เพื่อทำการเปิดรอบบัญชีใหม่ เรียกได้ว่าเป็นเรื่องที่เจ้าของกิจการไม่ควรมองข้ามอย่างยิ่งในส่วนนี้ เชื่อว่าข้อในวันนี้จะต้องเป็นประโยชน์อย่างแน่นอนและหากทำธุรกิจอะไรอยากเจริญเติบโตอย่าได้มองข้ามรายละเอียดเล็ก ๆ น้อย ๆ ไป โดยจะมีการขยายความรายละเอียดส่วนนี้ในหัวข้อถัดไป
ยอดยกมาคืออะไร
การปิดบัญชีในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปในหมวดสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ (ทุน) จะต้องหายอดคงเหลือจากบัญชีแยกประเภททั้ง 3 หมวดที่กล่าวไปเพื่อนำยอดคงเหลือที่หาได้ไปบันทึกรายการเปิดบัญชีเมื่อต้องเริ่มระยะเวลาบัญชีใหม่โดยเรียกว่า ยอดยกมา ซึ่งเป็นลักษณะการบันทึกยอดคงเหลือจากบัญชีงวดก่อนไปสู่การบันทึกบัญชีงวดใหม่ซึ่งยอดคงเหลือจากงวดก่อนที่ยกไปจะเรียกว่ายอดยกไป และที่สำคัญรายการบัญชีที่ผ่านมาจากสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปต้องบันทึกยอดคงเหลือเพื่อทำ ยอดยกมา จะต้องแยกด้วยการแยกบัญชีฝั่งเดบิตกับบัญชีฝั่งเครดิตเสมอ
แต่การปิดบัญชีในสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปในหมวดรายได้กับค่าใช้จ่ายจะไม่ได้เรียกยอดคงเหลือว่า ยอดยกมา แต่จะใช้คำว่ากำไรขาดทุน แต่ก็ต้องทำการบันทึกบัญชีแยกประเภทใน 2 หมวดนี้โดยการแยกบัญชีฝั่งเดบิตกับบัญชีฝั่งเครดิตเช่นเดียวกับบัญชีแยกประเภทในหมวดสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ
ทำไมจึงต้องมีการปิดบัญชี
ก่อนจะทำการหายอดยกไป หรือ ยอดยกมา ในทางบัญชีจะต้องทำการปิดบัญชีเสียก่อน ซึ่งความสำคัญของการปิดบัญชีเพื่อพิสูจน์ตัวเลขทางบัญชีในงวดก่อนว่ามีความถูกต้องหรือไม่ก่อนที่จะนำไปบันทึกในรอบบัญชีใหม่ โดยการสรุปบัญชีรายรับกับบัญชีค่าใช้จ่ายเพื่อแสดงสถานะกำไรขาดทุนของกิจการ หลังจากที่สรุปยอดคงเหลือของบัญชีแยกประเภททั่วไปหมดแล้วจะเหลือบัญชีในส่วนทรัพย์ หนี้สิน และบัญชีส่วนของเจ้าของซึ่งต้องทำการยกไปบันทึกในบัญชีรอบใหม่ ซึ่งการปิดบัญชีจะมีรอบกำหนดการปิดแตกต่างกันไปตามช่วงเวลา ดังนี้
- เหตุผลของการที่ต้องปิดบัญชีประจำวัน เป็นการสรุปบัญชีสมุดเงินสดเพื่อทราบจำนวนเงินในบัญชีทุก ๆ การปิดสิ้นวัน
- เหตุผลของการที่ต้องปิดบัญชีประจำเดือน เป็นการนำสมุดบัญชีแยกประเภททุกอย่างที่ได้ทำการบันทึกรายการบัญชีตลอดทั้งเดือนนำมาสรุปในรูปแบบของการทำงบทดลอง ซึ่งจะต้องบันทึกรายการผ่านระบบบัญชีคู่เดบิตกับเครดิต
- เหตุผลของการที่ต้องปิดบัญชีประจำปี เป็นการสรุปบัญชีจากสมุดบัญชีแยกประเภทที่ได้ปรับแก้บัญชีให้ถูกต้องตามความเป็นจริงแล้วนำมาจัดเป็นงบแสดงฐานะทางการเงินของกิจการ
โดยจากข้อมูลในวันนี้คุณคงทราบแล้วว่าเหตุผลของการที่ต้องปิดบัญชีแต่ละประเภทนั้นมีความสำคัญอย่างไร ฉะนั้นลองถามตัวเองว่าธุรกิจที่เริ่มต้นมาแล้วนั้นได้มีดังที่เรากล่าวมาหรือไม่ หากยังไม่เริ่มต้นทำทำตอนนี้ก็ยังไม่สาย เพื่อการประกอบธุรกิจที่มั่นคงจะต้องให้ความสำคัญอย่างยิ่ง
สมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปที่ต้องใช้เพื่อทำยอดยกมา
จากที่ได้กล่าวไปข้างต้นว่าการทำ ยอดยกมา ในการบันทึกเมื่อเปิดรอบบัญชีใหม่จะต้องบันทึกรายการจากสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป โดยหน้าที่ของสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปจะใช้บันทึกยอดบัญชีเพื่อใช้รวบรวมข้อมูลทางบัญชีเพื่อนำมาแจกแจงทางบัญชีอย่างเช่นการนำมาบันทึกเพื่อหายอดคงเหลือแล้วสรุปเป็นยอดยกไป หรือ ยอดยกมา ในการบันทึกรอบบัญชีแต่ละรอบนั่นเอง ซึ่งสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไปที่จะนำมาใช้คำนวณยอดคงเหลือเพื่อทำยอดยกไป หรือ ยอดยกมา มีกำหนดหมวดหมู่ของบัญชีไว้ 3 หมวด ดังนี้
- บัญชีแยกประเภททั่วไปหมวดสินทรัพย์ ได้แก่ บัญชีเงินสด บัญชีเงินฝากธนาคาร บัญชีลูกหนี้ บัญชีสินค้า บัญชีวัสดุสำนักงาน เป็นต้น
- บัญชีแยกประเภททั่วไปหมวดหนี้สิน ได้แก่ บัญชีเจ้าหนี้การค้า บัญชีเงินกู้ เป็นต้น
- บัญชีแยกประเภททั่วไปหมวดส่วนของเจ้าของ ได้แก่ บัญชีทุน บัญชีรายได้ บัญชีค่าใช้จ่าย เป็นต้น
ในส่วนของบัญชีแยกประเภททั่วไปหมวดรายได้ กับบัญชีแยกประเภททั่วไปหมวดค่าใช้จ่าย จะไม่ได้นำมาหายอดคงเหลือเพื่อทำยอดยกไป หรือ ยอดยกมา แต่ก็ยังต้องนำมาคำนวณยอดคงเหลือเพื่อหาผลต่างกำไรขาดทุนภายในการดำเนินกิจการเช่นกันเพียงแต่สรุปผลออกมาในผลลัพธ์ที่ต่างรูปแบบกันออกไปเท่านั้น
การบันทึกเดบิตกับเครดิตเป็นอย่างไร
การบันทึกบัญชีเพื่อหายอดคงเหลือในการทำยอดยกไป หรือ ยอดยกมา จะต้องบันทึกรายการด้วยระบบระบบของบัญชีคู่ที่ใช้ระบบเดบิตกับเครดิตเป็นการบันทึกรายการบัญชี โดยบัญชีฝั่งเดบิต (Debit) เป็นช่องที่อยู่ฝั่งซ้ายมือใช้สำหรับบันทึกบัญชีในส่วนสินทรัพย์และค่าใช้จ่ายที่มีการเพิ่มขึ้นโดยใช้อักษรย่อ Dr. ส่วนการบันทึกบัญชีฝั่งเครดิต (Credit) เป็นช่องที่อยู่ฝั่งขวามือใช้สำหรับบันทึกบัญชีหนี้สินในส่วนของเจ้าของรายได้ที่เพิ่มขึ้นโดยใช้อักษรย่อ Cr. นั่นเอง
เมื่อทำการบันทึกรายการลงในบัญชีทั้งฝั่งเดบิตกับเครดิตครบแล้วคำนวณยอดคงเหลือออกมา หากพบว่าผลต่างของยอดคงเหลือด้านเดบิตจะเรียกว่า ยอดคงเหลือเดบิต แต่ส่วนยอดคงเหลือฝั่งเครดิตมากกว่าฝั่งเดบิตจะเรียกยอดคงเหลือนี้ว่า ยอดคงเหลือเครดิต ซึ่งการบันทึกรายการผ่านระบบบัญชีคู่เดบิตกับเครดิตไม่จำเป็นต้องมีรายการที่บันทึกเท่ากันทั้ง 2 ฝั่งก็ได้ โดยรายการที่บันทึกในบัญชีแต่ละด้านแม้จะมีจำนวนรายการบันทึกที่ไม่เท่ากันแต่ในการสรุปผลรวมยอดรวมด้านเดบิตและเครดิตจะต้องเท่ากันทั้งสองด้านเสมอ
- บัญชีหมวดสินทรัพย์ เดบิตเพิ่มขึ้น เครดิตจะลดลง
- บัญชีหมวดหนี้สิน เดบิตลดลง เครดิตจะเพิ่มขึ้น
- บัญชีส่วนของเจ้าของ เดบิตลดลง เครดิตจะเพิ่มขึ้น
- บัญชีส่วนรายได้ เดบิตลดลง เครดิตจะเพิ่มขึ้น
- บัญชีส่วนค่าใช้จ่าย เดบิตเพิ่มขึ้น เครดิตจะลดลง
รูปแบบบัญชีแยกประเภทที่นิยมใช้
นอกจากชนิดของสมุดบัญชีแยกประเภทที่ใช้ในการบันทึกรายการทางบัญชีที่จำเป็นต้องทราบแล้ว ก็ยังมีรูปแบบของบัญชีที่มักนำมาใช้ในการแจกแจงรายการทางบัญชีที่จะต้องทำความรู้จักเอาไว้ด้วยเช่นกัน ซึ่งรูปแบบบัญชีที่นิยมนำมาใช้กันอย่างทั่วไปมีอยู่ 2 แบบหลัก ๆ คือ
- รูปแบบบัญชีแยกประเภททั่วไป เป็นรูปแบบบัญชีมาตรฐานที่ถูกใช้ในการบันทึกรายการบัญชีอย่างแพร่หลาย มีลักษณะคล้ายอักษรตัวที (T) ซึ่งจะแสดงชื่อหัวข้อ และแบ่งออกเป็น 2 ด้าน โดยฝั่งซ้ายมือเป็นบัญชีเดบิต และฝั่งขวามือเป็นบัญชีเครดิต เป็นรูปแบบบัญชีที่มีใช้ง่ายและค่อนข้างสะดวก และในการคำนวณยอดคงเหลือเพื่อจัดทำยอดยกไป หรือ ยอดยกมา มักจะใช้บัญชีรูปแบบนี้ในการหายอดคงเหลือ
- รูปแบบบัญชีแยกประเภทย่อย เป็นรูปแบบบัญชีที่ใช้แสดงยอดดุล มีลักษณะคล้ายคลึงสมุดรายวันทั่วไปที่จะมีเพียงช่องตารางที่แสดงยอดคงเหลือ เพิ่มขึ้นหรือลดลง เพื่อใช้แสดงรายการคงเหลือหลังจากการบันทึกรายการต่าง ๆ ไปแล้ว ซึ่งจะใช้บันทึกเมื่อต้องการทราบยอดคงเหลือได้อย่างง่ายที่สุด
บทสรุป
การหายอดยกไป หรือ ยอดยกมา ของระบบบัญชีภายในการดำเนินกิจการเป็นขั้นตอนหนึ่งที่สัมพันธ์กับการสรุปบัญชีในแต่ละรอบบัญชีหรือที่เรียกกันว่า การปิดบัญชี ซึ่งยอดคงเหลือหลังจากการหาสรุปกำไรขาดทุนจากรายได้และค่าใช้จ่ายแล้วจะเหลือผลรวมในส่วนของบัญชีสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของจะต้องทำการนำยอดคงเหลือนั้นไปบันทึกในการเปิดรอบบัญชีใหม่เพื่อคงสถานะปัจจุบันของบัญชีที่ถูกต้องจากรอบที่แล้ว และจะต้องบันทึกรายการบัญชีผ่านระบบบัญชีคู่เดบิตกับเครดิตเสมอ โดยบัญชีที่ถูกสรุปผลและแก้ไขส่วนผิดพลาดแล้วจะนำไปใช้เป็นข้อมูลในการแสดงสถานะทางการเงินของกิจการในวาระถัดไป📌Station Accout – เรารับทำบัญชีมาตรฐานสูงสุด™
เรื่องล่าสุด
